参考答案和解析
正确答案:
时间——预备会应该被安排在正式会议召开前的一两天，一定要在大批会议代表抵达前召开，最好能避开饭店员工通常最忙的时间。
参与者1——会议策划人及其助手 预备会提供了双方逐条审议会议议程的机会；要不断向会议策划人“灌输”酒店的方式，使他们对此心中有数。
参与者2——向团体提供服务的各部门负责人，包括饭店总经理；负责该团体的销售人员和销售总监；负责团体服务的会议服务总监和经理；饭店财务总监；餐饮部经理、宴会部经理以及厨师长；展览服务总经理、宴会服务经理以及一名会议服务部秘书；其他部门（前厅部；预订部；宣传部；保安部；庶务部；客房部；总机室；娱乐设施；声像部等）的代表
